English Version
当前位置: 首页>>机构设置>>外事办公室>>正文
中国—东盟研究院外事办公室工作流程和分工
2017-07-25 17:34   审核人:


 

外国专家访学(彩虹计划)流程(提前1个月以上办理)


   1.外国专家填写中国-东盟研究院彩虹计划专家申请表(一式一份)交对应的国别研究所所长,由所长根据所里的研究需要和研究条件(包括来华专家的研究计划、来华研究的合作伙伴2人等)审定,交主管外事院领导审批,最后由院务会讨论通过(或由常务副院长同意)。

审批后的中国-东盟研究院彩虹计划专家申请表交外事工作人员存档。

2.提前两个月联系外国专家,确定具体行程,获取其中英文简历,填写邀请国(境)外人员来校访问讲学申请表”(一式两份,电子版和一份纸质版院内存档)连同申请人的中英文简历一起交国交处国际合作科,报教育厅审批。

   核对外国专家简历是否符合国家外国专家局或广西外国专家局资助条件,如果符合,按要求办理相关手续,申请资助。  

   3.外国专家离开时填写中国-东盟研究院彩虹计划专家来华研究完成情况表,由所在国别所所长确认其完成来访的研究计划,经主管副院长审定,外事工作人员存档

走学术会议机制,安排外国专家就访学成果作报告。

(工作人员:卢潇潇


因公出访工作流程(提前2个月以上办理)


1.每年度12月初,院内各研究所上报各所因公出访需求,根据因公出该需求拟定新年度出访计划,上报国交处。

2.因公出访手续办理:

1)每个因公出访团设1名人员作为出访手续办理人员;

2)填“因公出访申请表”(每人填写1张表,一式两份),填完后由主管副院长签字同意,盖研究院公章后走后续流程。(电子版和一份纸质版交外事工作人员存档)

后续流程包括:

经费审核由财务处主管领导签字,盖公章;

处级以上领导由组织审批;

社科处、教务处、人事处主管领导签字,盖公章。

办完以上手续后交国交处。

上述工作由出访团内指定的负责办理出访手续的人员在外事办工作人员的指导和协助下完成。

3)出访归来,出访团应在3日内上交因公护照,并根据出访行程拟1份出访报告交国交处,电子版发外事办存档。

(工作人员:程雨)


处级以上领导因私出访工作流程


1. 填写《广西大学因私出国(境)申请表》,填完后由主管副院长签字同意,盖研究院公章后走后续流程。如主管副院长因私出访,则由其他副院长签字。

后续流程包括:

保卫处、教务处、社科处主管领导签字,盖公章。

办完以上手续后交至人事处,等人事处通知后,从人事处领取学校审批结果前往组织部领取因私护照。

2. 出访归来,应在1周内上交因私护照。

(工作人员:程雨)


出国访学工作流程


   1. 出访人员如需公函,根据“涉外公函开具流程”开具。

2. 获得境外院校出具访学邀请函后,参照“因公出访工作流程”,填写“因公出访申请表”走完流程,交至国交处办理。

(工作人员:程雨)


国际会议申报流程(提前2个月以上办理)


   1.填写以下材料:

1)《广西大学举办国际会议申报表》(一式一份,交国交处);

2)《广西大学举办报告会、研讨会、讲座、论坛申请表》(一式三份,一份社科存档,一份宣传部存档,一式院内存档);

3)《参会人员名单》、《会议日程》、《经费预算》(一式一份,交国交处)。

2.填好上述材料后,前往以下部门走完审批流程。其中:

《广西大学举办国际会议申报表》先经主管副院长审批后,盖研究院公章;然后报社科处审批,最后交国交处。

《广西大学举办报告会、研讨会、讲座、论坛申请表》先经主管副院长审批后,盖研究院公章;然后报国交处审批、盖章,到社科处、宣传部审批、盖章。

《经费预算》经院财务主管审核后,交主管副院长审批,盖研究院公章,交国交处。

   3.会议结束后,去国交处外事科复印《广西大学举办国际会议申报表》,将《广西大学举办国际会议申报表》复印件,连同会议通知、邀请函等相关材料交至研究院财务,完成报销。

(工作人员:易引)


国际会议对外联系流程


按照研究院的学术会议机制进行对接和协助。

(工作人员:易引、程雨)


涉外公函开具流程


1.院内人员外访所持公函,可根据外访目的,在外事工作人员提供的模板基础上进行修改,以电子版形式交主管副院长审批。经主管副院长审批后打印一式两份,一分由主管副院长签字并存档,另一份由外事工作人员盖院公章后交外访人员。

2.外国专家来访邀请函由外事工作人员根据情况拟好,交主管副院长审阅、签字并盖章后发给外国专家。

(工作人员:程雨)


外事接待工作流程


1.由上级主管部门如外办、侨办安排的外事接待,请外办、侨办等对接的部门给我院发公函,根据公函所列的接人员名单和接待要求填院内公务接待清单。公函与公务接待清单一并存档。

2.本院邀请的外国专家来访,应填写邀请国(境)外人员来校访问讲学申请表”(一式两份,电子版和一份纸质版院内存档)连同申请人的中英文简历一起交国交处国际合作科,报教育厅审批。

如外国专家除来访以后要给我院师生做学术报告,则与学术会议机制对接,完成校内流程以及其他相关工作。

3.外国专家来访的其他安排参照相关会议机制进行。

(工作人员:易引程雨、卢潇潇


中国—东盟思想库网络工作流程


1.每次国际、国内学术会议结束一周内,将来参会的专家学者的具体信息录入中国—东盟思想库网络专家库。

2.每月定期将来我院做报告的专家信息录入中国—东盟思想库网络专家库。

3.每次研究院人员外访回来,与外访人员对接,把他们在外访期间联系的专家信息录入中国—东盟思想库网络专家库。

(工作人员:易引、程雨、卢潇潇)


中国—东盟大学智库联盟的建设工作流程


   按学术会议机制完成中国—东盟大学智库联盟的建设工作,待中国—东盟大学智库联盟建成后,再根据具体情况制定相关工作机制。  

(工作人员:易引、程雨、卢潇潇)

上述工作流程由陈瑶雯负责安排和实施,可根据具体情况适当调整具体工作人员。


其他涉外工作流程


   其他涉外工作由主管副院长与外事办主任根据具体情况安排。  

 

关闭窗口
 
广西大学版权所有版权: Copy@2013
制作维护:广西大学信息网络中心 E_mail:webmaster@gxu.edu.cn